Adjoint(e) à la direction
Permanent | 35 h/semaine | jusqu' à 72 000 $ | Hybride | Jean Talon
Notre client, un organisme de formation œuvrant dans le secteur de la santé et des services sociaux , est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction afin de soutenir la direction dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l’organisation.
Il s’agit d’un rôle polyvalent offrant une belle autonomie, dans lequel la personne sera appelée à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer étroitement avec la direction, les membres, les clients et différents partenaires.
Vos principales responsabilités
Administration et soutien à la direction
Assurer le soutien administratif quotidien auprès de la direction;
Participer à la mise en place, à la mise à jour et à l’amélioration des procédures administratives;
Coordonner la circulation de l’information auprès des membres, clients et partenaires;
Préparer et mettre en forme différents documents, communications, rapports et outils d’information;
Participer à la planification des activités de formation;
Coordonner les inscriptions et les confirmations de participation;
Préparer et maintenir à jour les horaires, grilles de planification et documents nécessaires aux activités;
Effectuer les suivis administratifs liés aux attestations et aux formations continues;
Préparer les horaires des ressources humaines et assurer le suivi des feuilles de temps;
Assurer le suivi administratif des contrats et ententes avec les clients, membres et fournisseurs;
Préparer la documentation destinée aux comités et au conseil d’administration et participer à l’organisation des rencontres.
Comptabilité et finances
Préparer les factures et assurer le suivi des comptes à recevoir et à payer;
Effectuer certaines tâches de tenue de livres;
Effectuer les conciliations bancaires;
Préparer différents suivis budgétaires;
Collaborer avec la direction et les partenaires comptables externes;
Assurer le suivi administratif des dossiers financiers.
Réception et secrétariat
Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes d’information;
Gérer les appels et la correspondance;
Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents physiques et numériques;
Rédiger et réviser des notes de service, comptes rendus, rapports et correspondances;
Maintenir à jour les répertoires et listes de contacts;
Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.
Profil recherché
3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif pertinent;
Expérience dans un poste nécessitant autonomie, initiative et gestion de plusieurs dossiers simultanément;
Bonnes connaissances en comptabilité;
Expérience dans un environnement demandant analyse, jugement et résolution de problèmes;
Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
Anglais fonctionnel, à l’oral et à l’écrit;
Maîtrise de la suite Microsoft 365;
Connaissance de Sage , un atout.
Vous êtes…
Organisé(e) et capable de gérer efficacement les priorités;
Rigoureux(se) et soucieux(se) du détail;
Autonome et débrouillard(e);
À l’aise dans un environnement dynamique et polyvalent;
Reconnu(e) pour votre discrétion et votre professionnalisme;
Orienté(e) vers le service à la clientèle et la collaboration.
Intéressé(e) par cette opportunité?
Si votre profil correspond aux exigences du poste, contactez Hugo à h.llorca@totemtalent.ca
afin d’échanger sur cette opportunité.
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