Relevant directement de la vice-présidente exécutive , l’adjoint·e agit comme un pilier stratégique en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel de haut niveau. Le rôle vise à optimiser l’efficacité et l’impact de la vice-présidente dans ses fonctions exécutives quotidiennes.

Responsabilités principales

• Organiser l’agenda, gérer les demandes de rencontres et les déplacements en fonction des priorités stratégiques.
• Préparer les documents requis pour le conseil d’administration, les comités de direction et autres rencontres de gouvernance.
• Rédiger ou mettre en forme divers documents, mémos, communications internes ou présentations.
• Coordonner les déplacements et veiller à l’optimisation du temps et des coûts associés.
• Soutenir la planification, la collecte d’information et la documentation de projets spéciaux.
• Agir comme personne-ressource auprès des membres de la direction et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.
• Effectuer diverses tâches administratives : production des comptes de dépenses, gestion des vacances, mise à jour des dossiers, etc.
• Apporter un soutien aux membres de l’équipe relevant de la vice-présidente, sur demande.
• Collaborer avec les autres adjointes exécutives pour assurer une répartition équitable des tâches en cas de surcharge ou d’absence.
• Effectuer toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement du bureau exécutif.

Formation et expérience :

• DEP en secrétariat
• 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction
   

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bilinguisme français–anglais essentiel , tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail
• Capacité à apprendre de nouveaux outils, y compris ceux liés à l’intelligence artificielle (IA)

• Forte capacité d’organisation et de gestion du temps
• Discrétion, diplomatie et grand professionnalisme
• Débrouillardise, autonomie et esprit d’initiative
• Capacité à travailler sous pression et à interagir efficacement avec des intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques
• Engagement envers un service de haute qualité